Resultat från enkätundersökning om schemaläggning

Om undersökningen

Under januari, februari och mars 2022 genomförde Konvoj en enkätundersökning om scheman och schemaläggning riktad till alla som arbetar i eller med den kommunala vård- och omsorgssektorn. Totalt deltog 1530 personer i enkätundersökningen från 246 olika kommuner.

Kommunalarbetaren har rapporterat om Konvojs enkätundersökning. Läs Kommunalarbetarens artikel här.

Webinarium

Den 9:e maj 2022 presenterades enkätresultatet och diskuterades av en expertpanel i ett webinarium. Du kan se webinariet i efterhand här.

Om frågorna och en öppen ansats

Enkäten bestod av fritextfrågor om scheman och schemaläggning, samt en handfull kategorifrågor om bland annat yrkesroll, kommun, verksamhetsområde, kön och ålder. Den genomsnittliga enkätdeltagaren spenderade strax över 15 minuter på att besvara enkäten och skrev 155 ord, vilket motsvarar drygt en tredjedels A4-sida.
Undersökningen utgick från en öppen ansats där respondenterna helt fritt fick svara på breda och öppet ställda frågor. En öppen ansats ger mer tillförlitliga resultat eftersom det närmre och mer nyanserat speglar respondenternas egna åsikter, jämfört med exempelvis skalor och flervalsfrågor. Det ger också ett rikare och bredare enkätresultat, eftersom respondenterna uppmuntras dela med sig av det som är viktigast för just dem, istället för att bli begränsade av förutfattade meningar hos skaparen av enkäten.

Om respondenterna

I slutanalysen är respondenterna uppdelade i tre huvudgrupper:
  1. Vårdpersonal och fackliga, bestående av arbetsledare, vårdbiträden, undersköterskor och sjusköterskor samt fackliga företrädare
  2. Mellanchefer och HR, bestående av personer med chefspositioner, administratörer, schemaläggare, HR-personal samt övriga yrken
  3. Politiker och kommunledning, bestående av politiker och kommunledning

Kategorifrågor - Vem deltog i enkäten?
Här presenteras enkätrespondenternas kommuntillhörighet, yrkesroll, ålder och könstillhörighet.

85% av alla kommuner var representerade

Enkäten delades med Sveriges alla 290 kommuner. I det slutliga resultatet finns svarsdata från 246 kommuner (85% av alla kommuner). Från 88 kommuner kom det in 5 eller fler svar (30% av alla kommuner).

Flest antal svar kom från följande kommuner:
  • Kungsbacka kommun: 82 svar
  • Bodens kommun: 62 svar
  • Göteborgs kommun: 57 svar

Hitta din kommun

Sök i listan efter kommuner...

Antal enkätsvar

0 svar

96% arbetade i offentlig regi

Enkäten delades med både kommuner och privata aktörer. 95.6% av enkätsvaren kom från medarbetare i offentlig regi, 3.2% från privat regi och 1.2% från annan regi (till exempel idéburet).

17 olika yrkesroller var representerade

Målgruppen för enkätundersökningen var alla som direkt eller indirekt påverkar eller påverkas av schemaläggning - medarbetare, enhetschefer, administratörer, men också chefer och specialister inom HR, IT, ekonomi, bemanning och myndighet. Även politiker och fackliga företrädare tillfrågades att delta.

Den vanligast förekommande yrkeskategorin var Vårdbiträde / Undersköterska / Sjuksköterska, med totalt 836 svar (55% av alla respondenter).

Respondenterna arbetade i särskilt boende (SÄBO), hemtjänst och LSS

Respondenterna kunde i enkäten uppge ett eller flera verksamhetsområden: särskilt boende (SÄBO), hemtjänst, LSS och/eller Annat. 5.8% av respondenterna uppgav mer än ett verksamhetsområde, 78.4% uppgav exakt ett verksamhetsområde och 15.8% valde att inte uppge något verksamhetsområde alls.

Ålders- och könsfördelning

Bland respondenterna fanns en bred åldersfördelning, med en viss förskjutning mot de äldre åldersgrupperna.

Majoriteten av de svarande, 87.9%, var kvinnor. 10.1% av de svarande var män och 0.3% valde att inte uppge eller hade en annan könstillhörighet. Denna fördelning speglar könsfördelningen i sektorn i stort.

Fråga 1. Hur fungerar det idag?
Beskriv hur du tycker att scheman och schemaläggning fungerar idag på din arbetsplats (eller i din organisation). Vad fungerar bra och vad fungerar dåligt?

I huvudsak bra faktorer
  • Schemaläggning inom vård och omsorg är komplext och det är många parametrar som ska tas i hänsyn. Det är svårt att göra alla nöjda. När det finns en balans mellan olika intressen, där alla röster lyssnas på och man ger och man tar, verkar det fungera som bäst.
  • Många uppskattar när det finns tydliga spelregler och en bra dialog på arbetsplatsen kring schemaläggningen. De flesta är överens om att det är viktigt att få vara med och påverka.
I huvudsak dåliga faktorer
  • När det blir ett för ensidigt fokus på ett enskilt intresse, exempelvis budget eller personliga schemaönskemål, så fungerar det sämre.
  • Många lyfter fram brist på återhämtning som en faktor varför det fungerar dåligt idag. Ofta är det just de ohälsosamma passen (ryggpass, delade turer, dubbelpass, o.s.v.) som leder till detta, men även hackig schemarytm och få sammanhängande ledigheter.

Fråga 2. Om bra och dåliga scheman
Vad tycker du gör ett schema bra och vad gör det dåligt? Vilka faktorer tycker du är viktiga att tänka på?

I huvudsak bra faktorer
  • De allra flesta är överens om att tillräcklig återhämtning gör ett schema bra. Schemat ska följa en naturlig rytm, där lagom långa sammanhängande ledigheter infaller med jämna mellanrum och där dygnsvilan är tillräcklig.
  • De allra flesta är överens om att hänsyn ska tas till vad som är bäst för både brukare, verksamheten och medarbetare. Vissa betonar det ena mer än det andra, men de flesta är överens om att det är viktigt med en balans.
I huvudsak dåliga faktorer
  • De allra flesta är överens om att ohälsosamma pass och passkombinationer såsom delade turer, ryggpass och dubbelpass är negativt. Ett schema ska istället bestå av lagom långa pass, med lagom mycket vila mellan.
  • De allra flesta är överens om att ett dåligt schema har föregåtts av en dålig dialog. Medarbetare efterlyser mer inflytande och chefer efterlyser mer dialog och samarbete. Det är tydligt att dialogen måste fungera om schemat ska bli bra.

Fråga 3. Om arbetet runt att lägga ett schema
Hur ser du helst att arbetssättet kring att lägga ett bra schema borde gå till? Vad känns viktigt att undvika i arbetssättet runt att lägga ett schema?

I huvudsak bra faktorer
  • De flesta är överens om att ett bra schemaarbete kännetecknas av en bra dialog, både mellan verksamheten, högre chefer och facket, men också inom arbetsgruppen.
  • De flesta är överens om att schemaarbetet bör styras av tydliga regler, men reglerna måste vara väl förankrade och inte bakbinda schemaarbetet.
  • Det är svårt att få till ett bra schemaarbete! Då menar de flesta att det underlättar med gott om planeringstid, utbildade schemaläggare och stödsystem som funkar.
I huvudsak dåliga faktorer
  • När dialogen på arbetsplatsen inte fungerar, eller när det blir ett för ensidigt fokus på ett enskilt intresse, då upplevs schemaarbetet som dåligt. Kanske är dialogen för tidskrävande och kompromissen mellan intressen för komplex?
  • När grundbemanningen är för låg, ja, då är det svårt att få ihop ett fungerande schema. Kanske leder sådana omöjliga förutsättningar till att dialogen och tilliten på arbetsplatsen gradvis försämras?

Fråga 4. Om IT-stöd för schemaläggning
Beskriv hur du tycker att det bästa IT-systemet för schemaläggning och -administration borde fungera. Vilka faktorer är viktigast?

I huvudsak bra faktorer
  • De flesta är överens om att ett bra schemasystem är överskådligt och enkelt att använda - för alla! Det ska också vara enkelt att nå hemifrån och via mobilen.
  • De flesta är överens om att ett bra system håller koll på lagar, regler, bemanningsbehov, medarbetarnas förutsättningar och alla andra parametrar som är viktiga för verksamheten. Några lyfter fram att systemet inte bara borde varna när reglerna bryts, utan borde kunna ge schemaförslag som följer dem från första början.
I huvudsak dåliga faktorer
  • Ett system som inte är anpassat efter medarbetarnas och verksamhetens behov och förutsättningar är ett dåligt system. Felkoder, krångel och manuell handpåläggning är det få som gillar!
  • De flesta är överens om att dålig integration mellan olika system är tidsödande och frustrerande. Kanske laggar synkningen med upp till ett dygn, eller så finns ingen integration alls. Att behöva mata in samma uppgifter i upp till 4-5 system är frustrerande.

Fråga 5. Om framtiden
Om du får drömma, hur skulle du vilja att vård- och omsorgssektorn (SÄBO, hemtjänst och LSS) ser ut som arbetsplats 2030?

Mer personal och mer resurser
  • Många har länge vittnat om att vård- och omsorgssektorn är underbemmanad och slimmad på resurser. I den här enkäten lyfter över hälften att de hoppas se att den trenden vänds innan 2030.
Dialog, tillit och psykosocial arbetsmiljö
  • Vi har sett i de tidigare frågorna att dålig schemaläggning både orsakas av och leder till en dålig dialog på arbetsplatsen. Det blir en ond spiral. Många lyfter att de hoppas att dialogen, tilliten och den psykosociala arbetsmiljön förbättras.

Sammanfattning

Långa och engagerade svar

Enkätens öppna ansats tillät en stor bredd av åsikter och tankar att uttryckas och få plats. Många svarade också utförligt - i genomsnitt spenderade man strax över 15 minuter och skrev 155 ord, vilket motsvarar drygt en tredjedels A4-sida. De 10% av respondenterna som svarade som mest utförligt skrev i genomsnitt 420 ord, vilket motsvarar nästan en hel A4-sida. Tillsammans skrev alla respondenter 237 593 ord, vilket motsvarar ungefär längden på Brott och Straff av Fjodor Dostojevskij eller Harry Potter och Fenixorden av J.K. Rowling. Stort tack till alla er som deltog!

Sammanfattning i 4 punkter

Även om det är svårt att i korthet sammanfatta en sådan bredd av åsikter och tankar, så kan några teman, som återkom i nästan alla frågor, lyftas fram:

  • Vikten av återhämtning och en sund schemarytm
    Delade turer, ryggpass, dubbelpass, långa sjok av arbetsdagar följt av långledighet, för få lediga dagar, för korta och för många pass, för långa pass. Listan kan göras lång. Den här typen av scheman är inte hållbara i längden och kanske är det därför som 2 av 3 av dem som jobbar i äldreomsorgen oroar sig för att orka hela vägen till pensionen.
  • Vikten av att balansera olika prioriteringar mot varandra
    Brukarfokus, anhörigfokus, medarbetarfokus, verksamhetsfokus och ekonomifokus - om något får stå tillbaka för mycket så blir inte heller helheten bra. Olika respondenter lyfter fram olika fokus som det allra viktigaste, andra lyfter fram hur fel det kan bli om det ena eller andra får ta överhanden. Vissa lyfter fram att det är svårt att få en helikoptervy över schemat - kanske är det därför det är så svårt för olika intressen att mötas?
  • Vikten av tillräcklig tid, rätt stöd och rätt kompetens för schemaläggning
    Att lägga ett schema med bra återhämtning och en sund schemarytm blir ett komplext pussel när det samtidigt ska fungera för verksamheten, ekonomin, kollegorna, brukarna och de anhöriga. Det kanske är därför som många respondenter också lyfter vikten av att ha tid, rätt stöd och rätt kompetens för schemaläggning.
  • Vikten av att schemaläggningsarbetet präglas av god dialog och tillit
    En god dialog och tillit, både mellan parterna och internt i arbetsgruppen, ger i sin tur möjliggör en mer flexibel, effektiv och konfliktfri schemaläggning. En friktionsfri schemaläggning skulle ge mer tid åt brukarna och kanske skulle det också bidra till en högre status på yrket.

Vill du veta mer?

Tyckte du att slutsatserna från enkäten var givande och vill fördjupa och fortsätta samtalet? Har du återkoppling du vill dela med dig av? Hör då gärna av dig till tilda@konvojschema.se!

Utskriftsvänligt format

Vill du ha tillgång till enkätsammanställningen på ett printvänligt format? Hör då gärna av dig till tilda@konvojschema.se så delar jag en kopia.